POSITION OVERVIEW 

Department: Programs 

Reports to: Chief Programs Officer 

Job Purpose: 

To support the Programs Department of OPERA America in the planning, implementation, and coordination of various on-site and off-site events, while providing comprehensive administrative support to ensure the smooth operation of the department. 

Key Responsibilities: 

Event Planning and Coordination: 

• Logistics Management: Coordinate logistics for all OPERA America events, including staffing, registration portals, contracting, and execution. Ensure seamless operations for both on-site and off-site events, often requiring availability during evenings and weekends. 

• Catering Coordination: Manage on-site and off-site catering and beverage services for all OPERA America events. 

• Production Support: Provide production assistance for all live and virtual events, including stage management and other logistical support as needed. 

• Grantmaking: Assist with the facilitation of grant program events and activities. 

• Visa: Support administration of Visa Consultation Letters for Professional Company Members. 

• 7th & 8th Floor Gallery: Assist Chief Programs Officer with the curation and implementation of exhibitions in the National Opera Center. 

Annual Conference Production:

• Conference Planning: Serve as a key member of the production team for the annual conference, sharing responsibilities for logistics management with the Artistic Operations Manager to ensure a successful event. 

• Script building: Work with the Chief Programs Officer and the Director of Leadership and Learning to build scripts and workflows for the annual conference. 

Administrative Support: 

• Office Management: Handle general office administration tasks, including responding to listserv and Programs Team distribution questions, ensuring event supplies are stocked, and facilitating payments for guest artists, speakers, and other vendors. 

• Communication Facilitation: Ensure effective communication between OPERA America departments to meet event and program requirements, fostering collaboration and information sharing. 

• Programs networks: Provide logistical and administrative support pertaining to the scheduling and execution of the various networks within the programs department. (PDN/AA, GD, EDU/CE) 

• Departmental Support: Providing support to all members of the Programs Department, including the Chief Programs Officer, Director of Learning and Leadership, Senior Manager for Artistic Programs, and Artistic Operations Manager.